Jak na tisková řešení a firemní tiskové služby

Papír je drahý, toner je neekologický a tisk mnohdy s klidem oželíme. Tisk pro firmy je ale přesto pořád nezbytný, stále patří mezi významné procesy. Vyplatí se vám pronájem tiskárny nebo tiskové řešení na míru?

Výběr optimálního tiskového řešení, které splní potřeby vaší firmy a pracovní požadavky zaměstnanců, je důležitý nejen z hlediska produktivity, ale také z pohledu nákladů. Můžete se rozhodnout pro spolupráci s maloobchodníky a spravovat veškerý tisk interně. Nebo se rozhodnout pro outsourcing.

Správa tiskových řešení externím poskytovatelem přináší nečekané množství výhod. Patří mezi ně posouzení vašich specifických potřeb, selektivní nebo obecná výměna hardwaru, související služby, díly a spotřební materiál potřebný k provozu nového nebo stávajícího hardwaru. Poskytovatel také sleduje, jak jsou vaše tisková zařízení využívána a může pro vás zajistit i správu dokumentů a firemních tiskovin.

Analýza současného stavu

I když vaše interní IT oddělení může samozřejmě zpracovat analýzu vašeho stávajícího tiskového řešení, může mu chybět odstup. Navíc jde tak trochu o plýtvání jejich kapacitami. Specializovaný poskytovatel má zkušenosti s analýzou tiskových řešení pro firmy všech velikostí a dostatečné znalosti, aby zajistil, že vaše firma implementuje správné vybavení za optimální cenu. Tato analýza zváží všechny aspekty tiskových potřeb vaší firmy, včetně skenování, tisku, kopírování a faxování.

Zbavte se místních a neefektivních tiskáren

Používáte malé místní tiskárny? Obvykle jsou neefektivní a nákladné. Obsluhují totiž pouze jednoho uživatele a jsou jen zřídkakdy připojené do firemní sítě. Téměř všechny místní tiskárny mají velmi nákladný spotřební materiál a snadno u nich dochází k problémům s nákupem a sledováním zásob. Kvalitní poskytovatel vám navíc pomůže identifikovat i síťové stroje s nedostatečnou výkonností a efektivitou tisku.

Pronájem tiskárny

Konsolidujte vaše náklady, rozložte je do OPEX. Zvolené tiskové řešení si pronajměte, vyhnete se tak velkým počátečním investicím. Platíte pouze za to, co reálně využijete, a zbavíte se tak nákladů na provoz a servis a nezaskočí vás nutnost vyšší jednorázové investice v případě selhání zařízení.

Optimalizujte umístění tiskáren

Kvalitní poskytovatel tiskového řešení vám doporučí umístění tiskového zařízení na snadno přístupná místa pro odpovídající počet zaměstnanců. Snadný přístup k zařízení je rozhodující pro efektivitu tisku a workflow – často se ztrácí čas chůzí přes budovu nebo do jiného patra pro spotřební materiál.

Automatizujte dodávku spotřebního materiálu

Používejte specializovaný software pro monitorování stavu spotřebního tiskového materiálu. Kvalitní poskytovatel vám nabídne možnost automatických dodávek toneru i papíru. Udržujte své zaměstnance produktivní odstraněním prostojů.

Konfigurace tiskáren a školení zaměstnanců

Vaše IT oddělení se obvykle soustředí na své běžné úkoly. Školení zaměstnanců a řešení jejich problémů s tiskem není jejich nejvyšší prioritou – obvykle je to první úkol, který odloží. Kvalitní poskytovatel tiskového řešení vám zařízení při dodávce nakonfiguruje, zajistí školení zaměstnanců a poskytuje technickou podporu při problémech s tiskem.

Vzdálený tisk

Díky mobilnímu tisku budou vaši zaměstnanci tisknout na dálku z míst i mimo pracoviště, z jakéhokoli síťového zařízení. Zaměstnanec například nemusí fyzicky přijít do kanceláře, aby vytiskl důležité dokumenty, ani tím pověřovat své kolegy.

Bezpečný tisk

Pomocí specializovaného softwaru jako MyQ a SafeQ můžete definovat tiskové kvóty pro každého zaměstnance, případně vynutit zákaz tisku citlivých dokumentů neoprávněným osobám. Používejte přístupové karty nebo systémy přihlašované k jednotlivým tiskárnám, abyste zabránili tisku důvěrných dokumentů bez fyzické přítomnosti uživatele.

Zdroj náhledového obrázku: Canva