Digitalizace dokumentů a životní prostředí – dva břehy jedné řeky

Digitalizace dokumentů slibuje konec papírové tyranie a ekologičtější budoucnost. Jenže realita není černobílá – datová centra žerou elektřinu jako malé město a hory elektronického odpadu rostou rychleji, než tají alpské ledovce. Přesto správně nastavená digitalizace firmy dokáže skutečně snížit negativní vliv na životní prostředí. Rozdíl dělá přístup: digitální střídmost místo bezhlavého skenování všeho. Pojďme si říct, kdy elektronická správa dokumentů skutečně pomáhá planetě a kdy jde jen o marketingový trik.

Pravda o ekologickém dopadu digitalizace leží někde uprostřed mezi zelenými sliby technologických firem a skeptickými hlasy environmentalistů. Podívejme se na fakta bez růžových brýlí, ale i bez zbytečného pesimismu. Odpověď na otázku „je digitalizace ekologická?“ totiž zní: záleží na tom, jak ji děláte.

Digitální paradoxy – když čísla mluví proti sobě

Digitalizace dokumentů vytváří poměrně zajímavé paradoxy, které boří zažité představy o ekologii. 

První paradox – evropské lesy překvapivě neskomírají

Firmy přecházejí na digitál, aby „zachránily stromy“, jenže evropské lesy za posledních 15 let narostly o plochu Švýcarska. Papírový průmysl totiž využívá udržitelné lesní hospodářství – stromy se pěstují jako obnovitelná surovina, podobně jako pšenice nebo kukuřice. Navíc se papír vyrábí především z řídících prořezů a zbytků ze zpracování dřeva, nikoliv z majestátních stoletých dubů.

Druhý paradox – digitální (ne-)čistota

Digitální infrastruktura s nenasytnou žízní po energii spolykává 5–9 % světové spotřeby elektřiny. To odpovídá emisím celého leteckého průmyslu. Předpovědi navíc říkají, že do roku 2040 by digitální sektor mohl produkovat až 14 % globálních emisí skleníkových plynů. Papír vyrobíte jednou a používáte roky; server musíte napájet 24 hodin denně, 365 dní v roce. Pozitivní vliv digitalizace na životní prostředí tedy rozhodně není tak jednoznačný, jak se prezentuje.

Třetí paradox – každý odpad má jiný dopad

Zatímco papír se rozloží za pár měsíců a dá se recyklovat až sedmkrát, elektronika obsahuje toxické látky a vzácné kovy. V roce 2019 lidstvo vyprodukovalo 53,6 milionu tun elektronického šrotu. Z toho se podařilo recyklovat pouze 17,4 % celosvětově, v Evropě jsme na tom lépe s 42,5 %. Zbytek končí na skládkách nebo v rozvojových zemích, kde ohrožuje zdraví místních obyvatel i přírodu.

Greenwashing versus skutečné přínosy digitalizace dokumentů a procesů

Mnoho firem využívá digitalizaci firmy jako marketingový nástroj. Výzvy typu „Go paperless“ nebo „Savethetrees“ slýcháme na každém rohu. Jenže organizace TwoSides, která sleduje udržitelnost v oblasti tisku a papíru, odhalila, že více než 750 velkých firem muselo stáhnout zavádějící ekologická tvrzení o digitalizaci. Většinou šlo o společnosti, které chtěly především ušetřit na poštovném a tisku faktur.

Skutečné ekologické přínosy elektronické správy dokumentů existují, ale najdeme je jinde, než bychom čekali. Největší úspory nepřicházejí z ušetřeného papíru, ale z optimalizace procesů. Digitální dokumenty eliminují:

• zbytečnou dopravu a logistiku spojenou s fyzickými dokumenty,
• duplicitní práci a opakované vytváření stejných dokumentů,
• plýtvání časem při hledání a archivaci,
• nutnost vytápět a udržovat rozsáhlé archivní prostory,
• potřebu dojíždět do kanceláře kvůli přístupu k dokumentům.

Digitalizace dokumentů také umožňuje jejich snadné sdílení v reálném čase napříč kontinenty bez jediného vytištěného papíru nebo letecké zásilky. Jeden digitální dokument nahradí desítky kopií, které by jinak putovaly mezi odděleními. To vše přináší měřitelné ekologické úspory – pokud ovšem firmy nepropadnou digitálnímu hromadění a nebudou uchovávat terabyty zbytečných dat.

Digitální střídmost – recept na udržitelnou digitalizaci

Řešení ekologických dilemat digitalizace firem nespočívá v návratu k papíru ani v bezhlavém skenování všeho. Odpovědí je koncept digitální střídmosti – digitalizovat jen a pouze tam, kde to přináší skutečnou hodnotu, ne proto, že je to módní.

Prakticky to znamená:

• digitalizovat procesy, které výrazně zvyšují efektivitu (fakturace, smlouvy, objednávky),
• ponechat v papíru dokumenty s krátkodobou platností nebo nízkou frekvencí použití,
• pravidelně mazat nepotřebná data z cloudových úložišť,
• volit lokální servery napájené obnovitelnými zdroji místo vzdálených datových center,
• nastavit automatické mazání starých verzí dokumentů a duplicit.

Elektronická správa dokumentů funguje nejlépe tehdy, pokud kombinuje digitální efektivitu s rozumným přístupem ke zdrojům. Firmy, které implementují digitalizaci postupně a promyšleně, dosahují nejen ekologických, ale především ekonomických úspor. Studie ukazují, že správně nastavená digitalizace dokumentů snižuje provozní náklady o 20–40 % během prvních dvou let.

Digitalizace dokumentů a procesů jako investice do budoucnosti?

Ekologický rozměr digitalizace úzce souvisí s ekonomickou návratností. Firmy, které digitalizují chytře, šetří nejen přírodu, ale především vlastní rozpočty. Návratnost procesu digitalizace se při správné implementaci pohybuje do dvou let, v některých případech dokonce v řádu měsíců, jak detailně popisuje článek na https://www.tovarnik.cz/2317-navratnost-procesu-digitalizace/. Úspory vznikají nejen z redukce papíru, ale především z optimalizace procesů, snížení chybovosti a uvolnění času zaměstnanců pro hodnotnější činnosti.

Digitalizace dokumentů tedy není automaticky ekologická, ale při správném přístupu kombinuje ekonomické výhody s rozumným využíváním zdrojů. Firmy by měly investovat do digitálních řešení tam, kde skutečně nahrazují neefektivní procesy, ne tam, kde pouze duplikují existující systémy v digitální podobě.

Budoucnost patří firmám, které dokážou využít výhody digitalizace bez zbytečného plýtvání energií a zdroji. Není to otázka volby mezi papírem a pixely, ale otázka uvědomělého využití obou světů.

Zdroj obrázku:  golfnmd50 / stock.adobe.com